Det er dager da jeg føler at jeg drukner i e-post. Jeg kan bare ikke svare på hver enkelt i tide. Så når jeg endelig kan skaffe meg tid til å svare på disse e-postmeldingene, begynner fingrene mine automatisk å skrive denne setningen: 'Beklager det forsinkede svaret ...'
Jeg vet at jeg ikke er alene.
Disse fem ordene har blitt så vanlig i e-postkulturen, de var til og med temaet i en nylig satirisk Shouts & Murmurs-kolonne i The New Yorker av Susanna Wolff.
Beklager forsinket svar. Jeg åpnet e-posten din på telefonen min mens datoen min var på badet, men da så jeg at den krevde mer enn et 'ja' eller 'nei' svar, bestemte meg for at det var for mye arbeid, merket det som ulest og deretter glemte det helt til akkurat nå!
Trangen til å brette beklager-for-forsinket-svar-språket inn i hver eneste e-post jeg svarer på er sterk. Selv om jeg svarer like raskt neste dag, føler jeg meg kløende å be om unnskyldning for mitt forsinkede svar.
Vi må slutte å si det, slik Melissa Dahl påpeker Science of Us . Fordi e-post sjelden er presserende nok til å kreve at vi beklager at vi har svart dem på en forsinket måte. Det virkelige problemet med å be om unnskyldning for ikke å svare umiddelbart på hver e-post? Det setter presedens at vi skal svare umiddelbart på hver e-post. Hvis du svarer innen en rimelig tidsramme, hva er det der du kan be om unnskyldning?
Men siden beklager-for-forsinket-svaret er så vanlig, hvordan bryter vi vanen? Her er noen ideer.
Tidsblokker din e-post
Vi kan ikke umiddelbart svare på alle e-postmeldinger når de kommer inn. Dette fører oss til å presse svarene inn når vi har tid, noe som kan være en stund, noe som kan føre oss ned i den farlige beklager-for-forsinket-svar-fellen.
I stedet kan du prøve å blokkere et bestemt tidspunkt hver dag du svarer på e-post. Ved å følge et tidsblokkerende oppgaveliste-system sparer du ut bestemte perioder på dagen for bestemte oppgaver. Du trenger ikke å svare øyeblikkelig på e-posten, eller prøve å huske å svare senere. Svar i stedet i løpet av tiden du har angitt for e-post. 'Når vi har alle oppgavene våre plassert i en bestemt dato, klokkeslett og varighet, sover vi tryggere og vet at alt som trenger å bli gjort, er på sin plass,' sa tidsstyringsekspert Kevin Kruse. Rask selskap .
Bare slutt å si unnskyld
Hvis du vil gå kaldt kalkun og slutte å beklage en gang for alle, er det en Chrome-plugin for Gmail som kan hjelpe. Det er liksom stavekontroll, men i stedet for å fange feilstavinger, fanger det eksakte ord som 'beklager' og 'bare'. Kalt Bare ikke beklager vil plugin-modulen advare deg hvis du skriver en e-post og skriver 'beklager' uten å tenke mye på hvorfor du beklager.
Legg vekten på avsenderen
Noen e-postmeldinger kan kreve et raskt svar. Men det er vanskelig å vasse gjennom havet som er innboksen din, og vite nøyaktig hvilke det er.
Så atferdsøkonom Dan Ariely kom med en løsning. For å prioritere haster med de 300 e-postene han mottar om dagen, ber hans autosvar avsenderen fylle ut et skjema. I skjemaet må avsenderen gi mer detaljer om forespørselen, inkludert når de forventer svar. Antall personer som trenger svar med en gang? Bare to prosent.
'Med e-post behandler vi alt som om vi har det travelt,' sa Ariely da han var gjest på Bloombergs Spill plan podcast. 'Det er stor forskjell mellom viktig og presserende.'
