Muntlig kommunikasjon beskriver alle typer interaksjoner som bruker talte ord, og det er en viktig, integrert del av næringslivet, spesielt i en tid som kalles informasjonsalderen. 'Evnen til å kommunisere effektivt gjennom å snakke så vel som skriftlig er høyt verdsatt og krevd i virksomheten,' skrev Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt og Jane Thomas i sin bok. Effektiv forretningskommunikasjon . 'Å vite innholdet i de funksjonelle forretningsområdene er viktig, men å gi disse ideene liv - på møter eller i solopresentasjoner - krever en effektiv muntlig presentasjon.' De typer muntlig kommunikasjon som ofte brukes i en organisasjon inkluderer personalmøter, personlige diskusjoner, presentasjoner, telefonsamtaler og uformell samtale. Muntlig kommunikasjon med de utenfor organisasjonen kan ha form av ansikt til ansikt-møter, telefonsamtaler, taler, telefonkonferanser eller videokonferanser.
Kompetansehåndteringsevner er avgjørende for eiere og ledere av små bedrifter som ofte bærer mye av byrden i områder som klient / kunde presentasjoner, medarbeidersamtaler og gjennomføring av møter. For at muntlig kommunikasjon skal være effektiv, bør den være tydelig, relevant, taktfull i fraseologi og tone, kortfattet og informativ. Presentasjoner eller samtaler som bærer disse kjennetegnene kan være et uvurderlig verktøy for å sikre bedriftens helse og vekst. Uklar, unøyaktig eller lite hensynsfull forretningskommunikasjon, derimot, kan kaste bort verdifull tid, fremmedgjøre ansatte eller kunder og ødelegge goodwill til ledelsen eller den samlede virksomheten.
MUNTLIGE PRESENTASJONER
Den offentlige presentasjonen er generelt anerkjent som den viktigste av de forskjellige sjangrene av muntlig forretningskommunikasjon. Som det er sant for all slags kommunikasjon, er det første trinnet i å forberede en offentlig tale eller kommentarer å bestemme det vesentlige formålet / målet med kommunikasjonen. Som Hildebrandt, Murphy og Thomas bemerker, har forretningspresentasjoner en av tre generelle formål: å overtale, å informere eller instruere eller å underholde. Ut av formålet kommer hovedideene som skal inkluderes i presentasjonen. Disse ideene bør undersøkes grundig og tilpasses publikums behov.
Ideene skal deretter organiseres slik at de inkluderer en introduksjon, en hovedtekst eller tekst og en oppsummering eller konklusjon. Eller som det gamle ordtaket om å holde taler sier: 'Fortell dem hva du skal fortelle dem, fortell dem og fortell dem hva du fortalte dem.' Innledningen skal fange lytterens interesse og etablere temaet for resten av presentasjonen. Hoveddelen bør konsentrere seg om vektpunkter. Konklusjonen bør gjenta nøkkelpunktene og oppsummere det overordnede budskapet som blir formidlet.
Visuelle hjelpemidler kan være en nyttig komponent i noen presentasjoner. Enten de projiseres fra en PC, vises på tavler, tørrbrett eller blader, visuelle hjelpemidler bør være meningsfylte, kreative og interessante for å hjelpe høyttaleren med å få en melding. Nøkkelen til vellykket bruk av visuelle hjelpemidler er at de skal støtte temaet for presentasjonen, hjelpe til med overføringen, men gjør det uten å forringe ved å være slurvet, komplisert eller til og med for underholdende.
Når presentasjonen er organisert og visuelle hjelpemidler er valgt, skal høyttaleren øve på presentasjonen høyt og revidere etter behov for å passe tidsbegrensninger, og for å sikre grundig dekning av hovedpunktene. Det kan hjelpe å trene foran et speil eller foran en venn for å få tillit. En god muntlig presentasjon vil omfatte overgangssetninger som hjelper lyttere å bevege seg gjennom materialet, og vil ikke være for lang eller teknisk. Det er også viktig for foredragsholderen å forutse spørsmålene publikum kan ha, og enten inkludere den informasjonen i presentasjonen eller være forberedt på å ta opp dem i en spørsmål og svar på slutten av presentasjonen. Profesjonell og nådig presentasjon er en annen nøkkel til effektiv kommunikasjon, enten innstillingen er en konferanse, en bankett, en høytidsfrokost eller et retreat. 'Anerkjenn at når du snakker på et forretningsarrangement, representerer du firmaet ditt og kontoret ditt i det selskapet,' sa Steve Kaye i IIE-løsninger . 'Bruk arrangementet som en mulighet til å fremme god vilje. Unngå klager, kritikk eller kontrovers. Disse vil fremmedgjøre publikum og ødelegge troverdigheten din raskt. Snakk heller om hva publikum vil høre. Ros verten din, ære anledningen og kompliment til deltakerne. Strål suksess og optimisme. '
Muntlige presentasjoner kan leveres samtidig (fra en oversikt eller notater); ved å lese fra et manuskript; eller fra minnet. Den tidsmessige tilnærmingen blir ofte spioneringen som en metode som gjør det mulig for høyttaleren å få øyekontakt og utvikle en rapport med publikum samtidig som den formidler relevant informasjon. Lesing fra et manuskript brukes oftere til lengre og / eller detaljert kommunikasjon som dekker mye grunn. Memorering brukes i mellomtiden bare til korte og / eller uformelle diskusjoner.
Levering av effektive muntlige presentasjoner krever at en høyttaler vurderer vokalhøyde, frekvens og volum. Det er viktig å innlemme endringer i vokalhøyde for å legge vekt på og unngå monotoni. Det er også nyttig å variere talefrekvensen og innlemme pauser slik at lytteren kan reflektere over spesifikke elementer i det overordnede budskapet. Å finne riktig volum er også avgjørende for å lykkes med en presentasjon. Til slutt bør høyttalere være forsiktige med å legge til fremmede ord eller lyder - for eksempel 'um', 'du vet' eller 'ok' - mellom ord eller setninger i en presentasjon.
Ikke-verbale elementer som holdning, bevegelser og ansiktsuttrykk er også viktige faktorer for å utvikle gode muntlige kommunikasjonsevner. 'Det ytre utseendet ditt speiler ditt indre humør,' bekreftet Hildebrandt, Murphy og Thomas. 'Dermed antyder god holdning balansering og selvtillit; stå verken ved stiv oppmerksomhet eller med slurvet tilfeldighet drapert over pallen, men reis med vekten din omtrent like fordelt på hver fot. '' Noen bevegelser kan være nyttige for å holde lytterens oppmerksomhet eller for å øke vektleggingen, men konstant forskyvning eller pacing bør unngås. På samme måte kan hånd- og armbevegelser brukes til å peke, beskrive eller understreke, men de bør være varierte, nøye tidsbestemte og tilpasset publikum. Til slutt bør gode høyttalere ta hyppig øyekontakt med publikum, la ansiktsuttrykket vise sin interesse for ideene de presenterer og kle seg på en måte som passer for anledningen.
Eiere av små bedrifter gjenspeiler befolkningen generelt ved at deres entusiasme for offentlige taler varierer betydelig for individ til individ. Noen gründere nyter rampelyset og trives i omgivelser som krever offentlige presentasjoner (formell eller uformell). Andre er mindre dyktige til å tale og unngår å bli plassert i slike situasjoner. Men forretningskonsulenter oppfordrer gründere til å behandle offentlige presentasjoner og muntlige kommunikasjonsevner som et potensielt uvurderlig verktøy i forretningsvekst. 'Du kan vurdere å ansette en presentasjonscoach eller delta på en workshop om forretningspresentasjoner,' rådet Kaye. 'Disse tjenestene kan vise deg hvordan du maksimerer effekten din mens du snakker. Faktisk tjener læring av slike ferdigheter som en langsiktig investering i fremtiden din som en effektiv leder. '
BIBLIOGRAFI
Hardingham, Alison. 'Belastet med hensikt.' People Management . 30. mars 2000.
Holmes, Godfrey. 'Taktisk blunder.' Regnskap . Juni 2000.
Kaye, Steve. 'Gjør innflytelse med stil: Presentasjonstips for ledere.' IIE-løsninger . Mars 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt og Jane P. Thomas. Effektiv forretningskommunikasjon . Syvende utgave. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Presentasjonsteknikker.' Amerikansk selger . Januar 2005.
