Redaktørens merknad: Inc.com spaltist Alison Green svarer på spørsmål om arbeidsplassen og ledelsesspørsmål - alt fra hvordan du skal håndtere en mikromanaging-sjef til hvordan du kan snakke med noen på laget ditt om kroppslukt.
En leser skriver:
Jeg jobber som konsulent for noen få ideelle ideelle organisasjoner. Nylig pensjonist for lederen av en av organisasjonene jeg jobber for. Hun og jeg jobbet sammen i flere år, og kommunikasjonsstilene våre stemte overens med at vi begge generelt foretrakk å bruke e-post over telefonen til det meste (bortsett fra samtaler vi planla på forhånd eller i ekstreme nødsituasjoner).
Organisasjonens nye leder har tatt seg til å ringe meg flere ganger om dagen for å 'sjekke inn' på ting som jeg allerede har sendt ham oppdateringer om, eller om ting vi ble enige om å følge opp senere, i påvente av ytterligere informasjon jeg fortsatt venter på . Andre ganger vil han tilfeldigvis ringe for å ha noen store gruppediskusjoner om noe, uten forutgående planlegging. Flere ganger har det skjedd da jeg var borte fra skrivebordet mitt, og da blir det et spørsmål om hvor jeg er og når vil jeg kunne ringe tilbake, noe som betyr at jeg må komme til skrivebordet mitt så snart jeg kan.
Dessuten vil han legge igjen helt ubrukelige talemails når jeg ikke svarer og sier ting som 'Hei, det er (navn). Ring meg tilbake.' Jeg mener ... hvis du skal legge igjen en telefonsvarer, i det minste SI NOE i telefonsvareren utover det du nettopp ringte, som jeg allerede kan se på grunn av de tre ubesvarte samtalene jeg har hatt fra deg tidligere 20 minutter.
I tillegg til å være irriterende og distraherende, stresser denne dynamikken med konstante telefonsamtaler meg veldig. Jeg er en konsulent, ikke en ansatt, noe som betyr at jeg ikke er ansvarlig overfor organisasjonen for hvor jeg er og aktiviteter på dagtid så lenge arbeidet mitt blir gjort (som det gjør), og denne konstante mengden av samtaler gir meg føler meg lenket til skrivebordet og telefonen. Og tro meg, de betaler ikke penger 'lenket til skrivebordet mitt'. Utover det får hans mange 'innsjekkinger' på ting jeg jobber aktivt med til å føle meg jaget, naget og mikromanagert.
hvordan komme tilbake til en kreftmann
Min venn rådet meg til å prøve å 'trene' den nye lederen i hvordan jeg kan kommunisere med meg ved å fortelle ham 'Jeg er ikke tilgjengelig via telefon, men jeg vil være tilgjengelig via e-post' og ved å svare umiddelbart på alle e-postmeldinger, men ikke svare på min telefonen. Jeg har prøvd dette, men så langt har det ikke fungert. Hvis jeg ikke tar opp, kan jeg vanligvis forvente flere tapte samtaler til jeg endelig biter i kulen og ringer tilbake. Og problemene han ringer om er aldri 'nødsituasjoner'.
Dette gjør meg gal, og jo lenger jeg lar det fortsette, jo vanskeligere blir det å få det til å stoppe. Det er til det punktet hvor han og jeg chatter på telefon seks, syv ganger på en enkelt dag. Er det mer direkte - men fortsatt profesjonelt akseptable - måter å fortelle ham at han rett og slett ikke kan ringe meg så ofte?
Grønn svarer:
Først vil jeg ikke ta med vennens råd. Å fortelle en klient at du bare kan nås via e-post, vil komme som stiv og ikke realistisk for måten mange klienter fungerer på. (Selvfølgelig, hvis du er veldig etterspurt, kan du lage alle slags regler - men ellers må du være ganske fleksibel.)
Men du kan og bør sette noen grenser her. Du har helt rett i at du, som konsulent med flere kunder, ikke forventes å være tilgjengelig til enhver tid og når stemningen treffer akkurat denne klienten.
Og mens noen mennesker vil hente på de slags signaler du har sendt, er det tydeligvis ikke denne fyren. Det betyr at du må ha en mer direkte samtale med ham om dette.
Jeg vil si noe slikt: 'Jeg vil snakke om den beste måten du kan nå meg når du trenger meg. Fordi jeg har flere klienter, er jeg vanligvis ikke tilgjengelig for ad hoc-telefonsamtaler hele dagen - men jeg er glad for å få tid til dem når vi kan planlegge dem på forhånd. Men som entreprenør deler jeg tiden mellom flere prosjekter og kan ikke tilby tilgjengelighet på heltid. Prisene mine ville ellers vært mye høyere! Men det jeg kan gjøre er å planlegge en ukentlig eller to ganger i uken en stående telefonsamtale med deg, og vi kan ha gjennom alle disse tingene på disse samtalene. Ville det fungere? '
Hvis han skyver tilbake, kan du si: 'Du vet, fordelen med å ansette en konsulent som meg til å gjøre dette arbeidet er at du får ekspertise innen ___ uten å betale heltidslønn og fordeler som du betaler for å ha noen på ansatte som gjør det. Men baksiden av det er at jeg ikke er tilgjengelig hele tiden slik en heltidsansatt kan være; Jeg har andre kunder og andre forpliktelser på timeplanen min. I løpet av den siste måneden har jeg begynt å motta samtaler fra deg flere ganger om dagen, eller har blitt forventet å delta i gruppesamtaler i siste øyeblikk. Som ekstern konsulent er det ikke noe jeg kan gjøre. Men jeg vil gjerne planlegge en ukentlig eller to ganger i uken stående telefonsamtale for oss. '
Hvis han godtar det, så er det rimelig å forvente at han slutter å ringe så mye utenfor de planlagte telefonsamtalene dine. Men hvis han fortsetter, kan du la de fleste av disse samtalene gå til talepost, og deretter skyte ham en rask e-post senere den dagen og si: 'Fikk din talepost. Vil ikke være gratis det meste av i dag - kan den vente på samtalen vår på fredag? ' (Når det er sagt, er det smart å være villig til å svare noen av disse siste øyeblikkssamtalene - som betyr en eller to i uken, ikke to om dagen. Konsulenter som er i det minste noe fleksible er generelt mer verdifulle.)
Et annet alternativ, hvis det fortsetter, er å fortelle ham at med den tilgjengeligheten han ber om, må du heve prisene for å dekke det (hvis det er noe du er villig til å gjøre til en høyere pris - men du er kanskje ikke villig til å gjøre dette til enhver pris, som også er OK).
Gjennom alt dette må du imidlertid huske at du trenger å vite hvor mye du er villig til å presse dette. Er du villig til å miste klienten på grunn av dette? Det er mulig at han bestemmer seg for at han heller vil jobbe med noen som er tilgjengelig oftere. Hvis det er et resultat du ikke er villig til å tolerere, vil du endre tilnærmingen din deretter.
Vil du sende inn et eget spørsmål? Send den til alison@askamanager.org .
