Innboksen min har akkurat nå 93 e-poster, hvorav 15 er uleste. Hvor mange har du?
I løpet av de siste årene har Inbox Zero steget som en populær tidsstyringsteknikk. Inbox Zero er utviklet av Merlin Mann og anbefaler at e-postinnboksen din alltid skal være tom. Talsmenn for Inbox Zero, skryter av at de er overlegne oss andre. Fordi de er i stand til å opprettholde en tom innboks, har de oppnådd en decluttered hjerne og kan bedre fokusere på de viktige tingene.
Dette gjør meg gal. Inbox Zero er fullstendig bortkastet tid. Jeg anser meg selv som ekspert på bare en håndfull ting i denne verden, og tidsstyring er en av dem. Å ha en innboks som er aktuell og minimal er virkelig verdifull, men å sørge for at innboksen min er på null daglig er bortkastet og distraherende.
Her er fem tidsstyringsteknikker som jeg velger over Inbox Zero når som helst i ukedagen:
1. Boomerang
Boomerang er en Gmail-utvidelse. Det er det beste tidsstyringsverktøyet jeg har oppdaget i min profesjonelle karriere. Hvis du venter på svar fra en e-post du sender, kan du velge å få den e-posten til å vises øverst i innboksen på et senere tidspunkt og et tidspunkt du velger, hvis du ikke har mottatt svar innen den tid. Du kan også komponere en e-post når som helst på dagen, og sende den på et senere tidspunkt. Jeg skriver ofte e-post klokka 23.00 eller 06.00, og bruker Boomerang for å få dem sendt ut arbeidstid for ikke å forstyrre lagkameratene mine.
2. Trello
Trello er et gratis oppgavehåndteringsverktøy, tilgjengelig på både nett og mobil. Trello lar deg prioritere oppgaver og danne forskjellige lister. Du kan ha en 'To Do Today' -liste, en 'Calls To Make' -liste og mer. Alternativene er uendelige.
Du kan til og med videresende hvilken som helst e-post til Trello. Inne i et Trello-kort klikker du på 'Vis meny', deretter 'Mer' og deretter på 'Innstillinger for e-post til kort'. Du finner en unik e-postadresse. Videresend eventuelle e-poster til denne e-postadressen, og de blir lagt til i Trello-tavlen.
Dette er svært nyttig for alle de e-postmeldingene som faktisk er 'To-Do' -elementer, og som ikke nødvendigvis er tidssensitive, men som du vil adressere på et tidspunkt.
3. E-post-filtre og avslutte abonnementet
Begge disse tjener samme formål - hopp over innboksen. Avmelding fra e-postlister tar tid, men det er en enorm tidsbesparelse og verdt investeringen. For e-post du vil få, men ikke trenger å lese, som kuponger til favorittbutikkene dine og adresselister, setter du opp et e-postfilter for å hoppe over innboksen og gå rett til en e-postetikett.
Jeg har en etikett som heter 'Rabatter og tilbud.' På denne måten, når jeg er på utkikk etter markedet, går jeg ganske enkelt til denne mappen og ser hva som er tilgjengelig.
4. Topp tre liste
Å lese e-post når de kommer er helt vilkårlig og reaktiv - det motsatte av prioritert og proaktiv.
I stedet for å bli håndjern til e-posten din hele dagen, lag en liste hver morgen med de tre beste virksomhetene og de tre beste personlige oppgavene du tar sikte på å fullføre innen slutten av dagen. Jeg holder de tre beste listene mine i Trello. Papir fungerer også, i likhet med andre steder du velger å holde listen. Oppgavene skal være små nok til å fullføre.
Hvis du må skrive en ytelsesanmeldelse og den skal om en uke, kan den tre viktigste oppgaven være å bruke 30 minutter på den i dag.
5. Slå av ALLE e-postvarsler
Du vet hvem du er - hvis du ikke kan føre en samtale uten å sjekke telefonen eller se på, lov meg at du tar ti minutter i dag og slår av varsler.
Jeg mener at det skal være null varsler på bærbare datamaskiner, og bare tekstmeldinger på telefoner. Å åpne e-post hele tiden bare for å svare umiddelbart eller få den ut av innboksen din, selv om du skal bruke Boomerang til å utsette den til en annen dag, krever oppgaveskift direkte.
Forskning har bevist at multitasking ineffektiv, og de av oss som kan fokusere på en oppgave har en enorm fordel. Hvis du ikke klarer å slå av alle varsler, kan du slå av så mange du kan.
6. Bare si nei
Og til slutt, hvis alt annet mislykkes, bare si nei. Det er en myte at du må passe på alle henvendelser.
Ikke vær frekk og spøk folk, men hvis du har en oppgave som bare aldri synes å være viktig nok til å gjøre denne uken, fortell personen at du bare ikke kan hjelpe dem. Eller finn ut en måte å hjelpe dem på som tar fem minutter eller mindre tid. Og hvis du kjenner noen andre som kan verdsette muligheten til å gjøre oppgaven, kan du se om du kan samarbeide og involvere andre til å påta seg arbeidet.
