Forretningsforslag

Et forretningsforslag er et skriftlig dokument sendt til en potensiell klient for å få en spesifikk jobb. Forslag kan være anmodet eller uoppfordret. En klient kan bare be om et forslag på et prosjekt i løpet av en salgssamtale ved å si: 'Du vet, det høres interessant ut. Hvorfor sender du meg ikke et forslag om det. ' I andre tilfeller kan forslaget være en formell anmodning, vanligvis kalt en RFP (forespørsel om forslag). RFP er nesten alltid også dokumenter. De spesifiserer produktet eller tjenesten som skal leveres, kvalifikasjoner som søkes, og fristen for innlevering. Innbydte forslag betyr tydeligvis at klienten allerede har bestemt seg for å kjøpe. Bare valg av leverandør gjenstår å gjøre. Et uønsket forslag er derimot ofte en salgspresentasjon kledd i en annen kappe - men forslaget er spesielt rettet mot en veldefinert og begrenset aktivitet. Et eksempel på et uoppfordret forslag er oversendelsen av en boks disposisjon til et forlag som argumenterer for emnets popularitet, nyheten i tilnærmingen og forfatterens fortjeneste.

Forretningsforslag må skilles fra estimater . I mange felt der småbedrifter er aktive, tjener estimater samme formål som et forslag. De er dokumentet som klarer salg av taktekking eller asfaltering eller en månedlig rengjøringstjeneste. Men der estimater brukes, blir også kvalifikasjonene til selgeren og hans eller hennes metode for å utføre jobben etablert, men på andre måter - typisk ved et intervju eller salgssamtale. Noen ganger antas selgeren å passe i jobben fordi virksomheten allerede har et godt omdømme. Forslag, derimot, involverer vanligvis komplekse eller uvanlige engangstjenester som landskapsarbeid i en park, kartlegging av et marked eller bygging av et raffineri. I disse tilfellene krever tilnærmingen til jobben, design, implementering, tidsplan og til og med estetikk mer enn bare et dollarestimat.

Mange servicevirksomheter opererer utelukkende på forslagbasis. I andre tilfeller kreves det noen ganger et forslag, noen ganger ikke. I svært tekniske felt kan forslaget fylles med tørre lister over tekniske spesifikasjoner og / eller prosessdetaljer. Men det er viktig å huske at forslag alltid er først og fremst salgsdokumenter .

ELEMENTER I VIRKSOMHETSFORSLAGET

I de fleste bransjer har forslag et veldefinert format spesifikt for feltet. Eksempler kan være å tilby elektriske ledningstjenester til et stort høyhus eller strømningsfundament for en forstadsutvikling. I slike tilfeller bør budgiveren først innhente gamle forslag og følge strukturen som vanligvis brukes av sin handel i dette markedet. I yrker som arkitektur og landskapsarbeid er en visuell presentasjon, noen ganger til og med en modell, sentral i salget. Det samme gjelder for et annonseringsforslag. På disse tre områdene - det er også andre - er den faktiske presentasjonen vanligvis et møte. Ethvert dokument er supplerende og har en tendens til å oppsummere presentasjonen med ytterligere såkalt 'kjeleplate', dvs. administrative detaljer.

Det som følger her er en diskusjon av mer generelle forslag, vanligvis knyttet til studier, undersøkelser eller serviceaktiviteter (f.eks. Beskyttelsestjenester for et lagerkompleks). I slike forslag gjelder følgende generelle struktur.

Alle forslag har minst to forskjellige brikker: et følgebrev og selve forslagsdokumentet. I tillegg kan det hende at noen eller flere vedlegg leveres med diagrammer, grafer, fotografier, kart og så videre. Korte forslag, også noen ganger kjent som 'brevforslag', kombinerer de to første delene i en enkelt innsending, vanligvis på maksimalt seks til åtte sider.

De følgebrev fungerer som et overføringsdokument. Mange budgivere bruker også følgebrevet til å gi essensen av forslaget i veldig forkortet form, fremheve budgiverens kvalifikasjoner, navngi prisen og be om bestillingen.

De forslagsdokument har vanligvis følgende struktur:

Tittelside. Denne delen inkluderer vanligvis navnet ditt og navnet på selskapet ditt, navnet på personen eller selskapet forslaget er sendt til og datoen for innlevering.
Innholdsfortegnelse. Selv om det vanligvis ikke er nødvendig for kortere forslag, blir disse noen ganger brukt til komplekse formelle forslag. I tilfeller der forskjellige avdelinger hos klienten gjennomgår deler av dokumentet hver for seg, er innholdsfortegnelsen et nyttig middel for raskt å veilede leseren til emner som Elektrisk, Strukturell, Oppvarming og kjøling (i et byggeprosjekt) ¦ eller Mat Tjenester, Musikk, Underholdning, Transporttjenester (i et prosjekt for å organisere en festival).
Kortfattet sammendrag. Et sammendrag kan være inkludert her eller kan formidles i følgebrevet.
Erklæring om problemet / problemet / jobben. Denne delen gjentar, på en omformulert måte, klientens mål og mål som tolket av budgiveren. Å inkludere denne omskrivingen av problemet er verdifullt for å vise kunden at budgiveren forstår problemet riktig.
Nærme seg. I denne delen oppsummerer budgiveren sin foreslåtte tilnærming til å løse klientens problem eller utføre den nødvendige oppgaven. Den foreslåtte tilnærmingen er ofte nøkkelen til å vinne jobben - hvis prisen er riktig - fordi den viser unike midler, tankemåter eller teknikker, hvorfor de vil løse problemet og hvorfor de er bedre enn alternativer. Avsnittet trenger ikke å være detaljert. Detaljer overlates til metodikken. Men det presenterer de strategiske elementene i forslaget og argumenterer for dem.
Metodikk. Denne delen utvikler i detalj hvordan tilnærmingen skal gjennomføres. Detaljnivået skal være akkurat tilstrekkelig til å overføre klienten overbevisende hva som vil skje uten å bli viklet inn i detaljene.
Budgiverens kvalifikasjoner. Avsnittet presenterer dokumentasjon på hvorfor denne budgiveren skal velges på grunnlag av kvalifikasjoner, tidligere historie og vellykket oppnåelse av lignende jobber tidligere.
Tidsplan og referanser. Hovedelementene i jobben vises her mot en tidslinje. Om nødvendig identifiseres spesifikke referanser for å indikere vellykket oppnåelse av mellomliggende mål.
Kostnadsforslag, betalingsplaner og juridiske spørsmål. Budgiveren avslutter med å presentere prisen så detaljert som det kreves i RFP. Det er alltid lurt å spesifisere når budgiveren forventer å få delvise utbetalinger etter hvert som arbeidet fortsetter. Hvis juridiske forhold er involvert, kan de plasseres her. Hvis de er lange, kan de fortjene en egen seksjon.

SUKSESSFULLE FORSLAG

Vellykkede forslag er fremfor alt det kundene beskriver som 'responsiv', noe som betyr at budgiveren har gjort leksene sine, er grundig kjent med kundens behov og ambisjoner, og har svart nøye på alle aspekter av en RFP. Respons er til slutt mye viktigere, alt annet like, enn den visuelle appellen til presentasjonen eller til og med flyt av skrivingen. Et vakkert og velskrevet forslag som savner eller ignorerer nøkkelelementer i klientens prosjekt, vil tape for et kjedelig forslag som ellers er responsivt. Skrive i Los Angeles Business Journal , Bemerket Sharon Berman at 'Å gjøre leksene og gjøre de nødvendige forberedelsene kan gjøre hele forskjellen. Dette er spesielt viktig i lys av den enorme tid og krefter som kreves for å lage et profesjonelt forslag. ' Møte med sentrale beslutningstakere på forhånd og stille sonderende spørsmål for å avgjøre nøyaktig hva de leter etter er minimum forberedelse. Det er unødvendig å si at en konkurransedyktig pris alltid er den siste avgjørende faktor mellom like konkurrenter.