Få mennesker kan si at de aldri lar innboksen komme ut av kontroll. Selv om du er mer av en innboks null hengiven, det er en god sjanse for at du befinner deg med en oversvømmet innboks når du kommer tilbake fra ferie eller trenger å gå på hodet på et prosjekt i noen dager.
Enkelt sagt, etterlater e-post der de lander kaster bort tid. Du kaste bort 27 minutter hver dag lese e-postmeldinger som henger igjen i innboksen din fordi du ikke kan unngå å lese hva øynene dine ser.
En full innboks skaper også flere distraksjoner. Studier antyder at det tar 23 minutter å komme tilbake til din opprinnelige oppgave en gang avbrutt. I tillegg skaper fulle innbokser visuell rot, som tømmer din kognitive energi.
For å tømme innboksen din, kan du prøve å gjennomgå hver e-post individuelt. Likevel vil det ta timer hvis du brukte bare ett minutt på hver e-post. Alternativet er like risikabelt - du kan flytte alle e-postmeldinger i en fangstmappe eller slette dem alle og risikere å savne et viktig notat.
Imidlertid har jeg gjennom coaching- og treningsarbeidet identifisert seks søk som identifiserer e-postmeldinger som er mindre sannsynlig å kreve individuell behandling. Ved å bruke disse søkene kan du flytte hundrevis - om ikke tusenvis av e-postmeldinger fra innboksen din på få minutter, og etterlate de som mest sannsynlig krever individuell gjennomgang.
Før du kan dra nytte av disse seks søkene, må du opprette to e-postmapper. Opprett først 'Arkiv' i Outlook eller 'All e-post' i Gmail, og opprett deretter 'Lesinger', uansett hvilken e-posttjeneste du bruker. Når du har gjort det, er det seks søk du kan bruke til å identifisere e-postmeldinger som sannsynligvis ikke garanterer individuell behandling.
1. Flytt alle e-poster eldre enn 7 dager til Arkiv / All e-post
TIL 2018-studien av 1200 forbrukere fant at bare 13 prosent av kundene og færre enn 1 prosent av medarbeiderne forventer svar på en e-post etter to dager. Det er liten sjanse for at avsenderen av en ukes gammel e-post fortsatt forventer svar. Hvis du vil fjerne flere e-poster, endrer du dette til fem eller til og med tre dager.
Isoler disse e-postmeldingene ved hjelp av disse søkesekvensene, og flytt dem deretter til Arkiv / All e-post:
vil en vannmannkvinne komme tilbake
- Gmail: i: innboks eldre enn 7d
- Outlook: mottatt:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Flytt alle e-postmeldinger du er kopiert til og som er eldre enn 3 dager til Arkiv / All e-post
Når du får tilsendt e-post, er det mindre sjanse for at du trenger å svare hvis du ikke allerede har gjort det. Finn disse e-postmeldingene ved hjelp av følgende søkesekvenser, og flytt dem deretter til Arkiv / All e-post.
- Gmail: cc: meg eldre enn 3D
- Outlook: cc: e-postadressen din, mottatt:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Flytt e-postmeldinger som ikke har navnet ditt og som er eldre enn 3 dager til Archive / All Mail
Det er mindre sannsynlig at e-post som ikke inneholder navnet ditt, krever svar. Noen e-postmeldinger (f.eks. Adressert til et team eller begynt med 'Hei alle') kan kreve svaret ditt, men ved å koble det manglende navnekriteriet med et 3 dager gammelt kriterium, kan du redusere risikoen for å savne noe viktig.
- Gmail: -matt eldre_en: 3d
- Outlook: IKKE matt mottatt:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Flytt alle e-postmeldinger for nyhetsbrev og adresseliste til avlesningsmappen
Du trenger ikke å lese et nyhetsbrev. Flytt dem til din Readings-mappe og sett opp regler / filtre for å dirigere dem dit automatisk i fremtiden.
Det er ikke en perfekt måte å finne disse e-postmeldingene på, men du kan bruke dette søket og det neste for å få de fleste av dem:
- Gmail: i: innboksetikett: ^ unsub
- Outlook: avslutte abonnementet ELLER 'velge bort'
5. Flytt gjenværende e-postliste-e-postmeldinger til Lesinger ved å søke etter vanlige adresselistevilkår
Etter å ha brukt det forrige søket, kan du søke etter følgende ord i Gmail og Outlook for å finne fremtredende: 'personvernregler' eller 'Betingelser og vilkår' eller 'preferanser' eller 'vis i nettleseren' eller 'visning som en webside.'
hva er stjernetegn 17. mars
6. Slett varsler om svar på kalenderinvitasjoner
Mens e-postmeldinger som forteller deg at noen kan delta på et kommende møte, kan være nyttige for øyeblikket, er det ikke nødvendig å la disse e-postmeldingene tette innboksen din når du kan se folks svar samlet for et møte i selve invitasjonen.
Gå videre og isoler disse e-postmeldingene, og slett dem:
- Gmail: fra: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Pacific Time' (erstatt med tidssonen din). Dessverre er det ikke en superenkel måte å isolere disse e-postene i Outlook på.
Disse søkene kan arkivere noen e-poster du ønsker, forblir i innboksen din, men fordelene oppveier risikoen. I tillegg kan du finne disse e-postmeldingene i mappene dine så enkelt som du ville hatt i innboksen din.
