Helt siden Ray Kroc brakte McDonalds til massene, har gründere ønsket å forenkle og effektivisere sine repeterbare prosesser, og koke komplekse forretningsdrift ned til lett opplærbare oppgaver.
Men det er fare for å gå for langt. Hvis målet ditt er å dummy-bevis din virksomhet, tenk igjen.
I følge Reed Hastings, grunnlegger av Netflix, er den uventede konsekvensen av å forenkle forretningsmodellen din at ditt innkommende talent ikke vil være like høyt oppnåelig. Han delte på ' Masters of Scale 'podcast,' Det vi ikke klarte å forstå, er å dummy proofing alle systemene at vi ville ha et system der bare dummies ønsket å jobbe der.
hvordan få en skorpion til å bli forelsket i deg
Tenk på det et øyeblikk.
Hvis hver beslutning i virksomheten din drives av politikk i stedet for av mennesker, vil det ikke være rom for autonome, kreative, talentfulle individer til å tenke selv og drive virksomheten din fremover.
Netflix historie er ikke noe unntak - det skjer alltid på samme måte. En organisasjon starter som en kvikk oppstart, naiv overfor alle problemene den kommer til å møte.
Etter hvert som disse problemene dukker opp, utvikles retningslinjer og prosedyrer som kroppsrustning for å beskytte selskapet mot å gjøre de samme feilene igjen. Litt etter litt kryper byråkrati inn, og hvis du ikke er forsiktig, kan du havne under et fjell med byråkrati.
Så hvordan balanserer du fordelen med å utvikle standard driftsprosedyrer uten å drepe den kule oppstartsstemningen?
Som administrerende direktør i Trainual har jeg sett tusenvis av selskaper som gjør dette riktig. Dette er hvordan:
Begynn med mindre detaljer enn du tror.
De sier at det beste kameraet er det du har med deg. På samme måte er den beste skriftlige prosessen den som faktisk er skrevet. Du trenger ikke mye detalj ut av portene.
Kanskje du har tenkt deg å lage et omfattende sett med standard operasjonsprosedyrer (SOP), og du sitter fast. Her er hemmeligheten: du tenker sannsynligvis på det.
Når du kommer i gang, jo mindre detaljer jo bedre. Selv om du er en perfeksjonist av natur, bør ikke SOP-ene dine være ditt sixtinske kapell. Det vil utmatte deg, og sannsynligvis kjede dine ansatte til tårer.
Hvis teamet ditt trenger mer detaljer, vil de be om det! Denne undersøkelsesmetoden til dokumentasjon er mye mindre belastende, og mye lettere å følge med. Legg til detaljer over tid, etter ønske.
Dokumenter beste praksis, ikke de verste.
Netflix historie er altfor vanlig. De fleste retningslinjer og prosedyrer er opprettet som en reaksjon på et problem.
Hvis du stadig plugger hull i skipet, har du ikke tid til å bygge et bedre skip.
I stedet bør dokumentasjonen styres av teamet ditt positivt opptreden. I alle områder av virksomheten din er det noen som gjør noe riktig. Det er en god praksis for alt.
Så Crowdsource dokumentasjonen din ved å gi de beste utøverne muligheten til å skrive ned hva som fungerer, og dele den med resten av teamet.
Reglene dine er laget for å bli brutt.
Når regler er skrevet i stein, betyr det en av to ting. Enten er du en diktator og ikke åpen for tilbakemelding, eller så går organisasjonen din for sakte til å tilpasse seg nye beste praksis.
Tenk på retningslinjene og prosedyrene dine, som leaderboard for arkadespill. Så snart noen kommer på en bedre måte å gjøre noe på, bør det heve seg til toppen som den klare og åpenbare vinneren, og alle skal kjenne igjen det.
På Facebook er det rundt 10 000 forskjellige versjoner av plattformen som kjører til enhver tid, fordi utviklerne konstant konkurrerer om å forbedre sine egne beregninger. Når en ny funksjon eller design overgår standarden, blir standarden omskrevet. Virksomheten din skal kjøre på samme måte.
Du må kurere når du lager.
Gjennom år med dokumentasjon vil virksomheten din utvikle seg. Noen prosesser vil endre seg, og andre vil være helt irrelevante, så det er din jobb å holde samlingen din oppdatert.
Planlegg i det minste litt tid hvert år - kanskje i løpet av den årlige planleggingen - for å skanne gjennom SOP-ene og beskjære listen. Større organisasjoner bør gjøre dette hver 90. dag eller oftere, slik at rotet ikke forvirrer utallige nye ansettelser.
Gi alle i organisasjonen din myndighet til å redigere prosessene dine, eller i det minste å foreslå endringer når de vurderer dem, men velg en person i selskapet for å ta eierskapet over systemet i sin helhet.
Å utvikle standard driftsprosedyrer bør ikke bety dummy-proofing din virksomhet. Hvis du gir teamet ditt mulighet til å fange deres beste praksis, utfordre dem til kontinuerlig forbedring og holde innholdet rot og klart, vil du kvitte deg med dumme feil uten å drepe kulturen.
