Dårlige møter: Vi har alle opplevd dem. Enten det er dårlig planlegging, for mye snakk, eller mangel på forberedelse, dårlige møter kaster bort dyrebar tid og penger.
Men Amazon-grunnlegger og administrerende direktør Jeff Bezos kan ha knekt koden for å gjøre møtene mer produktive. Ved hjelp av sitt årlige brev til aksjonærene, samt en nylig intervju, Bezos ga litt innsikt i hva Amazon møte kultur ser ut.
Alt kommer ned til å følge tre enkle regler.
To pizza-team.
'Vi prøver å lage lag som ikke er større enn det som kan mates av to pizzaer,' sa Bezos. 'Vi kaller at to-pizza teamet styrer.'
Hvis du noen gang har vært i et møte med for mange mennesker, kan du forstå visdommen i dette. Jo større team, jo større antall meninger - og jo vanskeligere blir det å komme til konklusjoner og ta beslutninger. Og hvis noen av de mange menneskene bare vil høre lyden av sin egen stemme, vil møtene dine være tidssugende.
1. september kompatibilitet med stjernetegn
Men med regelverket for to-pizza-teamet, får du balansen mellom å oppnå forskjellige synspunkter og ideer, mens du forblir smidig og håndterbar.
Ingen PowerPoint.
'Ingen PowerPoints brukes inne i Amazon,' erklærer Bezos stolt. 'Noen til møtet har utarbeidet et seks sider ... narrativt strukturert notat. Den har virkelige setninger og emnesetninger og verb og substantiver - det er ikke bare punkttegn. '
I sitt nylige brev til aksjonærene beskriver Bezos arbeidet som går med i disse notatene, som han sier kan ta opptil en uke eller mer å skrive og avgrense:
'De store notatene er skrevet og skrevet om, deles med kolleger som blir bedt om å forbedre arbeidet, settes av i et par dager, og deretter redigert igjen med et friskt sinn. De kan rett og slett ikke gjøres på en dag eller to. '
Som min kollega Carmine Gallo påpekte nylig, notater som disse er en god idé fordi hjernen vår behandler god historiefortelling mye bedre enn harde data. Slike fortellende notater gir forfatterne sjansen til å kommunisere tankene bak ideene sine fullt ut, og gi møtedeltakerne sjansen til å bedre forstå fulle konsepter.
Selvfølgelig betyr ingenting av det noe hvis møtedeltakerne ikke forbereder seg, noe som gjør den tredje regelen den beste av alle.
Start med stillhet.
'Vi leser disse notatene stille under møtet,' sier Bezos. «Det er som en studiehall. Alle sitter rundt bordet, og vi leser stille, vanligvis i omtrent en halv time, uansett hvor lang tid det tar oss å lese dokumentet. Og så diskuterer vi det. '
hvordan vinne en vannmann tilbake
Du kan forestille deg hvorfor dette er så gunstig. Hvor mange ganger har du kommet til et viktig møte der du til tross for dine beste intensjoner rett og slett ikke er så forberedt som du vil være?
'Akkurat som ungdommer på videregående skole, vil ledere bluffe seg gjennom møtet, som om de har lest notatet,' sier Bezos. 'Fordi vi er opptatt. Og så må du faktisk hente ut tiden for notatet å bli lest - og det er det den første halve timen av møtet er til. Og så har alle faktisk lest notatet, de later ikke bare til å ha lest notatet. '
Bezos har tidligere hyllet bruken av dette metode fordi det sikrer udelt oppmerksomhet fra alle der. I tillegg hjelper det bedre å forberede de som leder slike diskusjoner - på grunn av dyktighet og fokusert tanke som trengs for å sette disse notatene sammen i utgangspunktet. 'Hele setninger er vanskeligere å skrive,' forklarer den berømte grunnleggeren. 'Det er ingen måte å skrive et seks sider, fortellende strukturert notat og ikke ha klar tenkning.'
Omsette det i praksis.
Jeg har brukt denne metoden på mine egne møter, og jeg kan garantere at den er effektiv. Som møteleder kan du være sikker på at alle begynner med et solid fundament og at de alle er på samme side. (Beklager, kunne ikke motstå.)
Men mest av alt gir du folket ditt det de trenger for å gjøre sitt beste:
Tid.
Tid for forståelse. Tid for utvidet ettertanke. Tid for fokusert tenking.
jomfrukvinne i et forhold
Alt dette fører til dypere funn.
Så husk:
To-pizzateam. Ingen PowerPoint. Start med stillhet.
Følg disse tre enkle reglene, og gjør møtene dine fra bortkastet tid til en kilde til strålende ideer.
