Jeff Bezos utestengte nylig PowerPoint fra møter på Amazon, og insisterte på at møtene i stedet begynte med at deltakerne i stille stilling leste et papirdokument som inneholder informasjonen som trengs for å diskutere problemet.
Dette er ikke overraskende, med tanke på at det er betydelig vitenskapelig forskning om at bruk av PowerPoint reduserer organisatorisk intelligens. Imidlertid er det ikke bare god vitenskap å erstatte PowerPoint med 'orienteringsdokumenter' (som Bezos har gjort); Det er også et utrolig smart økonomisk grep av følgende tre grunner:
- Det sparer tid. PowerPoint kommuniserer i den hastigheten programlederen snakker; et orienteringsdokument kommuniserer i den hastigheten publikum leser. En presentasjon som vil ta en time (uten forstyrrelser eller diskusjoner) blir fortettet til bare fem minutter.
- Det sparer tid. Fordi et orienteringsdokument gir viktig informasjon i begynnelsen av møtet, er alle bokstavelig talt 'på samme side' og diskusjonen er kortere og mer til poenget. Videre, siden en presentasjon trenger en presentator, en må deltok på møtet for å få informasjonen. Med et orienteringsdokument kan folk som trenger bare informasjonen (men ikke trenger å delta) bare lese dokumentet og hoppe over møtet.
- Det sparer tid. Et orienteringsdokument eliminerer de tre verste PowerPoint-tidsspillene: a) 'De-kan-ikke-feste-denne-Jello-til-veggen'-presentasjonene, b)' Jeg forberedte ikke-så-jeg -bruk-min-standard-slide-deck 'presentasjoner; og, verst av alt, c) 'For-kjærligheten til gud-vil-du-vennligst-komme-til-det-forbannede punktet?' presentasjoner.
Nevnte jeg at det sparer tid? Bra, for som jeg har påpekt tidligere, bruker den gjennomsnittlige lederen rundt 50 prosent av tiden sin på møter (en tredjedel av dem er helt ubrukelige). Dette er et enormt produktivitetsløp, utover PowerPoints beryktede evne til å redusere organisasjonsintelligens.
Så la oss gjøre tallene. Siden orienteringsdokumenter er (minst) dobbelt så tidseffektive som PowerPoint og har en tendens til å eliminere de mest ubrukelige møtene, ved å erstatte PowerPoint med orienteringsdokumenter, økte Bezos effektivt ledelsens produktivitet i det minste 25 prosent.
Jeg har forsket og skrevet om kontorteknologi og ledelsesteknikk i over 20 år. Det er få om noen teknologier eller teknikker som, når de implementeres, har noe som helst nær den slags dramatisk positiv effekt på produktiviteten.
Men det er ikke alt. Å forby PowerPoint til fordel for orienteringsdokumenter koster Bezos og Amazon nøyaktig 0,00 dollar. For alle praktiske formål er det en ROI på, vel, uendelig.
stjernetegn for 30. september
Ganske smart, ikke sant?
