Konstant tilkobling er både en velsignelse og en forbannelse for produktivitet.
På den ene siden er muligheten til å utføre oppgaver og svare på arbeidsrelaterte e-postmeldinger på farten, hvor og når som helst, utrolig kraftig. Din 30-minutters togtur til kontoret trenger ikke lenger å være 30 minutter med å stirre ut av vinduet, og i stedet kan du komme deg videre i dagens arbeid før du til og med har satt foten på kontoret.
På den annen side kan konstant pinging av e-poster som kommer til din bærbare datamaskin, nettbrett, mobiltelefon og til og med armbåndsuret ditt være en distraksjon når du prøver å komme deg gjennom spesifikke oppgaver.
Hvis, som en nylig britisk studie antyder, de fleste håpefulle selskapets grunnleggere er i utgangspunktet drevet av fleksibilitet, så det er ikke noe å understreke verdien av å få gjort mer i hvert minutt du jobber.
En liten endring for forbedret produktivitet.
De Tomatteknikk er ikke noe nytt, etter å ha blitt først utviklet av Francesco Cirillo på slutten av 1980-tallet. Det er en tidsstyringsmetode som fungerer på prinsippet om at du fokuserer på en oppgave i 25 minutter og deretter tar en pause i fem minutter. Du gjentar dette etter behov. Tilnærmingen til denne teknikken er:
- bestemme hvilken oppgave du trenger å fullføre (skriv den ned om nødvendig).
- stille inn en timer i 25 minutter (dette kan varieres hvis du synes det er bedre å fokusere i kortere eller lengre perioder).
- arbeider utelukkende med oppgaven du har tenkt å fullføre i løpet av den tiden. Hvis noe dukker opp i tankene dine om en annen oppgave, noter du den og ignorerer den før etter angitt tid. E-postmeldinger skal være slått av, og telefonen din skal stilles stille.
Ta en pause på fem minutter på slutten av hver 25-minutters periode. Etter fire stints anbefales en lengre pause.
Hva gjør det effektivt?
Studier viser at forsøk på å multitaske bremser fremgangen på alle oppgavene vi prøver å fullføre.
Pomodoro-teknikken tvinger deg til å fokusere på en enkelt oppgave, og utrydde de negative effektene av forsøk på multitasking. Dette fokuset har en umiddelbar positiv innvirkning på produktiviteten din.
Men det er også en ny fordel. Ved å fokusere i korte perioder med en pause, gjør du arbeidsekvivalenten til en sprint i stedet for en langrennsløp. Og når du sprint, sikter du mot fart. Den korte tiden med korte oppdateringer i mellom ser ut til å forbedre arbeidshastigheten din.
Bruk saker.
Personlig bruker jeg denne teknikken til tre viktige ting:
- skrive markedsføringsrapporter (oppgaver som skal være relativt raske, men som med distraksjoner kan trekkes ut langt lenger enn nødvendig);
- skrive dokumentasjon for markedsføringsstrategi;
- tekstforfattere.
Den tredje brukssaken i den listen er der jeg har sett den største økningen i produksjonen i løpet av disse halvtimeperiodene.
I løpet av de syv månedene jeg har utført tekstforfatteroppgaver i Pomodoro-stints, har jeg klart å kutte tiden det tar å produsere en typisk side med webkopi i to. Jeg skriver mye, så dette har vært enormt. Der jeg tidligere satt av 16 timer i uken for å skrive, legger jeg nå til åtte og leverer faktisk mer innhold enn jeg var før.
Mer enn dobbelt så mye.
Jeg er ikke den eneste som får resultater. Dette casestudie antyder at teknikken kan redusere 40 timers arbeid til bare 16,7 timer.
Men den eneste måten å vite hvordan det kan påvirke produktiviteten din er å prøve det. Hvis du skal gjøre det, vil jeg anbefale deg:
- ikke bruk telefonens timer. Det gir deg en unnskyldning for å sjekke telefonen din fordi du har den i hånden. Bruk et stoppeklokke eller tidtaker som er skilt fra telefonen din;
- slå av skrivebordsvarsler på datamaskinen du jobber med og lukk e-posten din;
- sørg for at du jobber i et rom der du kan lukke døren og ikke bli forstyrret.
Så legg ned telefonen, ta tak i timeren, og gjør de neste 30 minuttene til de mest produktive i arbeidsuken din.
