Dette historie først dukket opp på Musa , et webmål med spennende jobbmuligheter og ekspertkarriereråd.
Bare fordi Googles angre sendefunksjon nylig rullet ut betyr ikke at du er klar når det gjelder e-postfeil. Når alt kommer til alt, når du jobber så raskt som du gjør, er det bare fornuftig at du kommer til å gli opp i ny og ne. Selv om du er perfeksjonist.
Faktisk er det noen få ting som alle fagpersoner ender med å gjøre på et eller annet tidspunkt - i karrieren (om ikke en gang i året). Så i stedet for å få panikk, er det bare å følge vår ledelse.
1. Klikk på Send før du skal
Det er vanskelig å være rolig etter at du ved et uhell har sendt noen en halv e-post - spesielt når du planla å revidere fordi den er fylt med skrivefeil, overdreven utropstegn og litt ordlyd som lett kan tolkes feil.
Men ikke bruk de neste 10 minuttene på å forske apper som sporer e-post for å se om mottakeren har åpnet meldingen. Fullfør i stedet den opprinnelige e-posten raskt (du har ikke lenger den luksusen å bruke flere minutter på å redigere den), og skriv følgende øverst:
Jeg gjorde feilen ved å klikke send før du fullførte e-posten, så se bort fra den forrige. Beklager misforståelsen!
2. Svar på alle ved et uhell
Denne feilen kommer i to scenarier: Den ene, du sender noe som ikke er konfidensielt, men ikke akkurat ment for alle å lese - for eksempel en e-post til sjefen din om ferietid. Eller to, du sender hele selskapet en snarky kommentar om en kollega som bare var ment for en nær venn å se.
For det første scenariet, prøv:
Hei [gruppe du svarte alle til],
Whoops — det var ment for [originalmottaker]. Jeg beklager at jeg har tett innboksen din!
Og for det andre scenariet, gå med:
Beklager at jeg har tett innboksen din! Jeg er sikker på at e-post lett misforstås utenfor konteksten - se bort fra den.
Å sende det ut er en start, men du er ikke helt hekta ennå. Dette er ikke en uformell glidning som lett kan løses. Gå til hvem du har fornærmet personlig (eller over telefonen), og beklag - uansett hvor ubehagelig det er. Les deretter dette for en trinnvis tilnærming til hvordan du kan komme deg fra denne typen mer alvorlige arbeidsfeil.
3. Å lage en uhyggelig skrivefeil
De fleste skrivefeil krever ikke et oppfølgingsnotat, men vi har alle snublet over de kranglete som krever en forklaring. Kanskje endrer skrivefeilen betydningen av det du faktisk prøver å si. Eller kanskje det er så mange at det bare får deg til å se litt analfabeter ut.
I stedet for å håpe at mottakeren din ser bort fra skrivefeilen (e) som en feil, fortell ham eller henne:
Wow, jeg mente å skrive [riktig stavede ord (er)], ikke det jeg sendte tidligere! Her er det å gjøre stavekontroll oftere.
4. E-post til den gale personen
Denne feilen kommer igjen i to forskjellige scenarier. Enten sender du en bedriftsrelatert melding til kollega to i stedet for kollega en, eller så sender du sensitiv informasjon ved et uhell til noen utenfor selskapet.
For det første scenariet, skriv:
Beklager, denne e-postadressen ble skrevet for noen andre! Jeg vet at du mottar mange meldinger, så slett denne.
Sistnevnte scenario er selvfølgelig mye mer alvorlig. Før du kontakter feil mottaker, må du innse konsekvensene ved å fortelle lederen din hva som skjedde - og finne ut hvor sensitiv informasjonen du lekket var. Baser på instruksjonene fra høyere opp, så be om unnskyldning til det utenforstående partiet, og be ham eller henne høflig om å slette meldingen din.
Hva er andre hverdagslige e-postfeil, og hvordan kommer du ut av dem? Fortell meg om dem på Twitter ?
