Jeg har nylig lagt merke til at tusenårsgenerasjonens trend med telefonundgåelse raskt sprer seg til mennesker i alle aldre. Det startet med smarttelefoner. Teksting erstattet etterlater telefonsvarer og hele samtaler foregår nå med tommelen. Å ringe noen har nå blitt lav på prioritetslisten for kommunikasjon og til og med ofte nedsatt.
Gjerne skriftlig kommunikasjon har sine fordeler.
- Du kan få beskjeden din om den andre personen er tilgjengelig.
- Du kan svare uten bekymring for tidssoner eller søvnmønstre.
- Du trenger ikke å kaste bort tid med uønsket chatty sladder.
Men telefonen har fordeler som tekst og e-post aldri vil overvinne. Det er fortsatt et viktig verktøy for forretningsetikette og bør vurderes likt i dagens kommunikasjonsmiljø. Her er 10 scenarier der en telefonsamtale gjør jobben best.
1. Når du trenger øyeblikkelig respons
Problemet med tekst eller e-post er at du aldri vet når noen kommer tilbake til deg. Du liker å tro at den andre personen sitter der og venter på meldingen din, men det er ikke alltid sant. I disse dager når noen ser navnet ditt på ringetelefonen, vet de at du gjør en ekstra innsats for å snakke med dem. Selvfølgelig, hvis de er virkelig opptatt, i et møte, sover eller gjemmer seg for deg, vil innringer-IDen tipse dem, og du går til telefonsvarer, som de sjelden sjekker uansett. I det minste kan du i det minste uttrykke deg med inderlige følelser .
to. Når du har kompleksitet med flere personer
Min kone Van koordinerte nylig et utenlandsk engasjement for meg, og det var seks forskjellige personer i flere tidssoner involvert i logistikken. Etter fem kryptiske e-postsamtaler som skapte mer forvirring, skrek hun bokstavelig talt på datamaskinen. Til slutt foreslo jeg en konferansesamtale. I løpet av 30 minutter ble alle spørsmålene besvart, alle var på linje, og Van gikk fra frustrert til lettet. Hun er nå en nyrekruttert telefonadvokat.
3. Når du ikke vil ha en skriftlig plate på grunn av følsomhet
Du vet aldri hvem som vil se en e-post eller en tekst. Det er sant at telefonsamtaler kan tas opp ... men ikke lovlig i de fleste stater uten forvarsel eller dommerens ordre. Med mindre du er helt komfortabel med meldingen din i hendene på noen, er det best å bruke telefonen til samtaler som krever skjønn.
Fire. Når den emosjonelle tonen er tvetydig, men burde ikke være
Noen ganger er ikke et smilefjes nok til å formidle ekte følelser. Uttrykksikoner hjelper med å ramme inn emosjonell sammenheng, men når folks følelser står på spill, er det best å la dem høre nøyaktig hvor du kommer fra. Ellers vil de naturligvis anta det verste .
5. Når det er konsekvent forvirring
De fleste liker ikke å skrive lange e-poster, og de fleste liker ikke å lese dem. Så når det er mange detaljer som skaper forvirring, fungerer telefonsamtaler effektivt for å gi klarhet. Først og fremst kan du snakke omtrent 150 ord per minutt, og de fleste skriver ikke så fort. For det andre kan spørsmål besvares i sammenheng, slik at du ikke ender opp med et endeløst spor av frem og tilbake spørsmål og svar.
6. Når det er dårlige nyheter
Dette burde være åpenbart, men dessverre vil mange mennesker ta en fei tilnærming til å dele vanskelige nyheter. Ikke vær en av de følsomme menneskene. Gjør det om den andre personen og ikke deg. Humaniser situasjonen med empati de kan høre.
7. Når det er veldig viktige nyheter
Godt eller dårlig, hvis det er betydning for informasjon, må mottakeren forstå viktigheten utover et dobbelt utropstegn. Mest sannsynlig vil de ha umiddelbare spørsmål, og du bør være klar til å gi sammenheng for å forhindre uønskede konklusjoner .
8. Når planlegging er vanskelig
Etter å ha gått frem og tilbake flere ganger med en kollegas assistent og prøvd å finne en tilgjengelig dato og tid, ringte jeg henne endelig. Nå trengte jeg ikke bekymre meg for at tidsrommet skulle fylles når hun leste e-posten min. Vi snakket bare med kalendere i hånden og fullførte på fem minutter det som hadde irritert oss over tre dager. Senere den dagen så jeg en av vennene mine tilbringe 20 frustrerte minutter ved å bruke Open Table og endelig foreslo at han bare ringte restauranten. I løpet av tre minutter hadde han en reservasjon og et litt flaut smil.
9. Når det er et snev av sinne, krenkelse eller konflikt i utvekslingen
Skriftlige meldinger kan ofte tas feil vei. Hvis du ser en melding som tyder på noen form for problem, ikke la den gnage - eller verre prøve og reparere den - med mer følelsesløs kommunikasjon. Ta opp telefonen og løse problemet før det går ut av kontroll.
10. Når et personlig preg vil ha nytte
Når du vil koble følelsesmessig til noen når som helst og ansikt til ansikt ikke er mulig, bruk telefonen. La dem høre omsorgen i stemmen din og takknemligheten i hjertet ditt.
Liker dette innlegget? I så fall kan du registrere deg her og aldri gå glipp av Kevins tanker og humor.
